Wie Sie unnötige Sitzungen erkennen!
Liebe Sitzungsteilnehmer,
in Sitzungen, neudeutsch gesprochen „Meetings“ verbrennen wir das meiste Geld.
In puncto Sitzungen sind die meisten sich einig…
Ein erheblicher Teil der Sitzungen ist ineffizient oder unproduktiv.
Da sind sich mehr als 75% der Führungskräfte einig.
Gleichzeitig sind Sie ein unverzichtbares Medium der Unternehmensführung.
Das folgende Beispiel ist (leider) kein Scherz:
Stellen wir uns folgende Situation vor:
Wir befinden uns in einem deutschen Großkonzern.
Ein Teilnehmer einer Sitzung brachte sich konstruktiv und motiviert in die
Diskussion ein.
Bis zu dem Zeitpunkt, als einer seiner Kollegen erschien um zu fragen, wo er bliebe.
Er saß im falschen Meeting und keiner hat es bemerkt!
Im Gegenteil.
Nun wurde diskutiert wie die Zusammenkunft ohne ihn zielführend beendet werden könnte!
Kennen Sie vielleicht ähnliche „Meeting-Stilblüten“?
Unser Hauptproblem ist die „Meeting-Epidemie“
Wie attraktiv ist die Vorstellung für Sie: eine komplette Woche ohne Sitzungen?
Was könnten wir alles voran bringen!
Wenn wir nicht ständig in irgendwelchen Sitzungen verbringen müssten.
Oder kennen Sie vielleicht sogar den Meeting-Totpunkt?
Den Moment, in dem Sie als Sitzungsteilnehmer beschließen sich mal zurückzulehnen und ganz bewusst einen Schluck Kaffee zu trinken?
Sollen die Dinge doch gerade mal ihren Lauf nehmen.
Grundsätzlich gehen wir motiviert in Sitzungen!
Sollte es mal anders sein und wir doch nicht mit der besten Absicht in eine Zusammenkunft gehen, bleiben wir der Sitzung bitte gleich fern! Das ist dann konsequent.
Wer jetzt denkt
„ja schön gesagt, aber ich muss ja hin…“
der lese bitte weiter.
Der Grund liegt nicht in der fehlenden Motivation, sondern häufig in Rahmenbedingungen wie untrainierten Sitzungsleitern, fehlenden Vorbereitungsarbeiten oder einer Agenda, die im Alleingang durch eine Person erstellt wurde. Sofern eine Agenda überhaupt vorhanden ist.
Die gleichen Personen am gleichen Tisch
Die schiere Anzahl der Sitzungen und deren Dauer sind das Kernproblem.
Und: Fast immer sitzen die Mitglieder einer Gruppe wie Geschäftsleitung, Projektteams oder die Führungsrunde zur selben Zeit am selben Ort persönlich zusammen.
Oder wie hoch ist bei Ihnen der %-Anteil an Video- und Telefonkonferenzen?
Alleine die Terminfindung im Vorfeld erzeugt zum Teil einen enormen Aufwand.
Dabei könnte es so einfach sein!
In einer perfekten Welt stellen wir uns regelmäßig die Frage
„Ist diese Sitzung wirklich notwendig?“
bzw.
„wie können wir die Aufgabe auch ohne Sitzung lösen?“
ABER: Das Problem liegt woanders!
Angenommen wir beantworten diese Fragen ernsthaft und mit guter Absicht werden dennoch Sitzungen teilweise hochgradig ineffizient verlaufen.
Das KANN an einer schlechten oder fehlenden Vorbereitung liegen.
Oder einer mangelhaften Agenda geschuldet sein.
Oder an der Tatsache liegen, dass Tagesordnungspunkte OHNE Maßnahme enden.
Der wahre Grund liegt oftmals in der Gruppe
Häufig liegt der Grund in uns selbst, unserem Ego und wie wir uns in der Gruppe verhalten!
Wir brauchen oder besser gesagt missbrauchen Sitzungen zur Klärung der Rangordnung im Unternehmen. Kommt ein neues Mitglied in die Gruppe oder trifft sich eine Gruppe in neuer Form, ist der natürliche gruppendynamische Reflex die Klärung des Status.
Wir alle unterliegen der Gruppendynamik des Unternehmens
Wir unterscheiden uns also kaum von der Tierwelt.
Der Rang MUSS geklärt werden, bevor es überhaupt um Lösungen geht.
Wir umgehen das z.B. indem der Vertriebsleiter einen externen Berater holt, der die „empfehlenswerte Lösung zur Videoberatung“ einer Gruppe von Entscheidern vorstellt.
Der Vertriebsleiter weiß nämlich um die zu erwartenden Auseinandersetzung mit dem Leiter Orga.
Denn der besagte Leiter Orga würde sofort reagieren, erführe er, dass die Lösung durch einen Mitarbeiter eingebracht wurde, der in seinen Augen äußerst umstritten ist.
So bleiben alle Gruppenmitglieder sehr wahrscheinlich auf der Sachebene.
Zumindest für diesen Punkt der Agenda.
Wie stellen wir die Hackordnung her?
Solche Kämpfe laufen (hoffentlich) in Form von Diskussionen ab.
Stellt nun der bis dato Rangoberste Leiter Unternehmensentwicklung fest, dass seine Pfründe bedroht sind, wird diese Diskussion meist in Frage gestellt
„…müssen wir das jetzt diskutieren, das tut doch nichts zur Sache!“ … oh doch!
Alles andere wäre eine Verlagerung auf einen anderen Zeitpunkt.
Es schauen ja schließlich alle Gruppenmitglieder zu und entscheiden danach, wie der Kampf ausgeht!
Bzw. wie sich jeder zu den anderen Gruppenmitgliedern positioniert.
Wann entfällt diese Gruppendynamik?
Aufgrund dieser Gruppendynamik lässt sich auch erklären, warum Sitzungen auf Ebene der fachlichen Experten in der Regel reibungsloser verlaufen.
Die Akzeptanz des Leiters Zahlungsverkehrs ist unbestritten und so kann er „auf Augenhöhe“ mit dem Leiter Controlling die zu klärende Frage sachlich bearbeiten.
Eine Klärung des Ranges entfällt somit.
Welche Sitzungen wir uns IMMER sparen können!
Was ist, wenn es sich um den Vorstand, Direktor oder Geschäftsleiter handelt?
In diesem Fall ist per Definition der Rang geklärt.
Das ist Super!
Zumindest solange die dadurch frei gewordene Energie genutzt wird, um in dieser Sitzung Lösungen zur anstehenden Aufgabe zu finden.
Und eben nicht zur Klärung der Hackordnung.
Was echt blöd und total unnötig ist:
Wenn der Rangoberste seine Macht autoritär nutzt und Ansagen macht.
Frei nach dem Motto
„ich frage Sie nicht, ich informiere Sie!“
Das sind Sitzungen in denen der Chef es Ansagen hageln lässt oder Erwartungen zur exakten Durchführung äußert.
Noch schlimmer ist wenn (meist gegen Sitzungsende) alibimäßige Fragen zur Scheinbeteiligung der Teilnehmer stellt.
Diese Sitzungen können allen erspart bleiben!
Ein wichtiger Schritt ist uns dessen bewusst zu sein!
Werfen wir einen Blick in unsere heiligen Kalender und reflektieren.
Wie viel Zeit wir uns in den letzten 2, 3 oder 4 Wochen hätten sparen können?
Vieles können wir kompensieren, unsere verschwendete Lebenszeit gehört leider nicht dazu!
